¡Obtén los datos, de cada registro, en formato Excel! Configura un email con un archivo Excel que se recibirá cada vez que se realice un envío.
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Esta característica está disponible en los planes Rama, Árbol y Bosque. Consulta nuestros planes.
1. Añade la Integración Excel
Ve a la Plataforma de MoreApp, selecciona un formulario y haz click en Editar. Accede a la pestaña Integraciones y haz click en Añadir Integración. Selecciona la integración Excel y haz click en Añadir.
Nota: Esta integración activará un sistema externo con cada registro. Recibirás un archivo Excel cada vez que se envíe un formulario.
2. Crea la plantilla en Excel
Abre Excel y diseña la plantilla que mostrará los datos de tus registros. Utiliza placeholders en la plantilla de Excel para saber dónde debe colocarse cada entrada del formulario. Sabrás cuáles son los placeholders correctos comprobando el nombre de datos de los widgets.
Nota: El nombre de datos (data name) de los widgets se puede encontrar, activando el modo avanzado, en la pestaña de Propiedades del widget.
Al crear la plantilla de Excel, la mayoría de los widgets deben configurarse mediante el placeholder {dataname}. Por ejemplo, un widget-Texto llamado ‘Empresa’, en la plantilla, utilizará el placeholder {empresa}.
Sin embargo, hay otros widgets que utilizan un placeholder diferente: {%dataname}
Este placeholder puede utilizarse para los widgets Foto y Firma.
Utiliza la siguiente imagen, como ejemplo, para revisar cómo se verán los placeholders en tu plantilla.
Notas:
Puedes añadir datos en varias pestañas, de tu plantilla Excel, si es necesario.
Las imágenes exportadas a la hoja de Excel (fotos y firmas) tendrán un tamaño muy reducido.
Los widgets Video, Catálogo, Pin y Zip Code NL no serán visibles en la exportación.
También puedes añadir fórmulas a tu hoja de Excel si necesitas hacer cálculos con los resultados de tus formularios.
2.1 Widget-Subformulario
Debes indicar la apertura y el cierre, del widget-Subformulario, en la plantilla Excel. Este widget debe abrirse con un # y cerrarse con un / como se muestra en la siguiente imagen.
También es posible incluir Subformularios dentro de Subformularios. Para configurarlos, solo tienes que indicar la apertura y cierre de todos ellos, tal y como te mostramos en el siguiente ejemplo.
{#subformulario}
{widget}, {widget}
{#subformularioFotos}
{%foto}
{/subformularioFotos}
{/subformulario}
Usa este ejemplo, como guía, y cambia las palabras 'subformulario' por el nombre de datos del widget-Subformulario correspondiente. Haz lo mismo para los widgets dentro del subformulario.
3. Configura la Integración
Ahora que has creado tu plantilla, vuelve a la Plataforma y comienza a configurar la integración Excel.
En primer lugar, tendrás que cargar una plantilla de Excel. Haz click en Seleccionar archivo y elige la plantilla que acabas de crear.
Marca la casilla ‘Use legacy delimiters’ si utilizas un placeholder con el signo de dólar ($), en el asunto, el cuerpo, el nombre del archivo y la plantilla Excel.
En Nombre del archivo Excel, escribe el nombre que debe tener el archivo exportado que se adjuntará al email.
En el campo Destinatario, escribe el email de la persona que recibirá el archivo. Utiliza una coma para separar los emails, si hay más de uno.
En el campo Destinatarios dinámicos, tendrás la posibilidad de enviar el archivo a una persona diferente cada vez. Esta opción utiliza el widget-Email de tu formulario, como destinatario.
Selecciona Copia al usuario si deseas enviar una copia del Excel al usuario que rellena el formulario.
Selecciona Adjunta imágenes para adjuntar las imágenes y las firmas al email.
Nota: Si tu email es más grande de 19MB, tu archivo Excel y las imágenes, se añadirán al cuerpo del email a través de un link de descarga.
También puedes seleccionar la calidad de las imágenes que recibirás. La sección Calidad de imagen está configurada, por defecto, en Original. No obstante, puedes seleccionar la opción que prefieras: Original, High, Medium o Low.
Para finalizar la configuración, escribe el asunto, en Asunto, y el cuerpo del email, en Cuerpo del email. Puedes utilizar placeholders.
Nota: Algunos widgets no son compatibles con el cuerpo del email de la integración Excel. Aquí la lista de widgets que no puedes usar como placeholders: Subformulario, Foto, Firma, Pin, Ubicación, Archivo, Catálogo, Encabezado, HTML, Etiqueta, Imagen y Ayuda.
Haz click en Validar.
Nota: Si se produce un error después de la validación o la plantilla no funciona correctamente; significa que alguno de los placeholders, utilizados en el archivo Excel, son incorrectos.
Una vez que hayas terminado de editar el formulario, haz click en Guardar & Publicar.
4. Descarga el Informe
Es posible descargar el informe de Excel en la pestaña de Registros, haciendo click en el icono de verificación verde de cada registro, en la columna Integraciones. Aparecerá una nueva sección y deberás hacer click en Descargar informe.
5. ¡Enhorabuena!
Recibirás un archivo Excel, con los datos de tu formulario, después de realizar un nuevo envío.
Aquí un ejemplo de archivo Excel:
Consejo: Si no quieres recibir dos emails, puedes eliminar el email que genera MoreApp, en la pestaña Email, haciendo click en el icono de la papelera.
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