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Recevez des données en format Excel ! Configurez un e-mail avec un fichier Excel que vous recevrez après l’envoi d’un enregistrement. 

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Cette fonctionnalité est disponible dans les formules Branche, Arbre et Forêt. Découvrez nos formules.

1. Ajoutez l’intégration Excel

Rendez-vous sur la Plateforme MoreApp, sélectionnez un formulaire et cliquez sur Modifier le formulaire. Dans l’onglet Intégration, cliquez sur Ajouter une intégration. Sélectionnez l’intégration Excel puis cliquez sur Ajouter.

Remarque : Cette intégration déclenchera un système externe sur chaque enregistrement. Vous recevrez un fichier Excel chaque fois qu’un formulaire sera envoyé. 

2. Créez un modèle Excel

Ouvrez Excel et créez le modèle qui affichera vos données. Utilisez les Placeholders dans votre modèle Excel afin de savoir où les données de chaque widget du formulaire doivent être placées. Vous saurez quels placeholders utiliser en vérifiant les noms des widgets. 

Remarque : Les noms désignant les widgets peuvent être trouvés en activant le mode avancé dans les propriétés du widget. 

Lorsque vous créez le modèle Excel, la plupart des widgets doivent être configurés à partir du placeholder  ${nom}. Par exemple, un widget nommé “société” aura le placeholder ${société} dans le modèle. 

Cependant, d’autres widgets ont un placeholder différent : ${%nom} 

Ce placeholder peut être utilisé pour les widgets photo et signature. Pour le widget-Photo, le placeholder sera ${%photo}.

Ci-dessous un aperçu des placeholders que vous pouvez utiliser dans votre modèle. 

Remarques: 

• Vous pouvez ajouter des données dans plusieurs onglets si nécessaire.

• Les widgets Vidéo, Catalogue, PostcodeNL et Épingle ne seront pas visibles à l’exportation.

• Vous pouvez également ajouter des formules à votre feuille Excel si vous avez besoin de faire des calculs avec les données de vos formulaires.

2.1 Le Widget-Sous-Formulaire

Un Widget-Sous-formulaire doit être ouvert avec un # et fermé dans le modèle Excel avec un / comme indiqué dans l'exemple ci-dessous.

Il est également possible d'avoir un sous-formulaire à l'intérieur d'un sous-formulaire. Pour configurer cela dans votre modèle Excel, vous devez ouvrir et fermer les deux formulaires comme indiqué dans l'exemple ci-dessous.

{#subform}

{widget}, {widget}

{#subform1}

{%photo}

{/subform1}

{/subform}

Dans l'exemple, remplacez le mot "subform" par le nom des données de votre widget Subform. Faites de même pour les widgets à l'intérieur du sous-formulaire.

3. Configurez l'intégration

Maintenant que vous avez créé votre modèle, retournez à la Plateforme et commencez à configurer l’intégration Excel.

Tout d’abord, vous devez télécharger un modèle Excel. Cliquez sur Choose file et choisissez le modèle que vous venez de créer.

• Cochez la case : Use legacy delimiters si vous utilisez un Placeholder avec un signe dollar ($) dans l'objet, le corps, le nom du fichier et le modèle Excel.

• Dans le champ Excel file name, écrivez le nom du fichier exporté qui sera joint à votre E-mail.

• Dans le champ Recipients, saisissez l’e-mail de la personne qui recevra le fichier. Utilisez une virgule pour séparer les e-mails si vous en avez plusieurs.

• Dans le champ Dynamic recipient, vous aurez la possibilité d’envoyer le fichier à une personne différente à chaque fois. Cette option utilise le widget-Email de votre formulaire en tant que destinataire.

• Sélectionnez Copy to user si vous souhaitez envoyer une copie du fichier Excel à l’utilisateur qui a rempli le formulaire.

• Sélectionnez Attach images afin de joindre les images et les signatures à l’e-mail.

Remarque : si votre e-mail est d'une taille supérieure à 19 Mo, votre fichier Excel et les images seront ajoutés au corps du courriel via un lien de téléchargement.

Vous pouvez également sélectionner la qualité des images que vous souhaitez recevoir. Le champ  Image Quality est configurée sur Original, par défaut, mais vous pouvez sélectionner l’option que vous préférez : Original, High, Medium ou Low.

Pour terminer la configuration, remplissez les champs Subject ( objet ) et Body ( e-mail ). Vous pouvez également utiliser des Placeholders.

Remarque : certains widgets ne sont pas pris en charge dans le corps de l’e-mail de l'intégration Excel. Voici la liste des widgets que vous ne pouvez pas utiliser comme balise : Sous-formulaire, Photo, Signature, Épingle, Localisation, Fichier, Catalogue, En-tête, HTML, Étiquette, Image et Widgets d’Aide.

Cliquez sur Valider. 

Remarque : si une erreur se produit après la validation ou si votre modèle ne convient pas, cela signifie que le fichier Excel contient des Placeholders erronés.

Une fois que vous avez fini de modifier le formulaire, cliquez sur Sauvegarder & Publier.

4. Téléchargez le Rapport

Il est possible de télécharger le rapport Excel dans l'onglet Enregistrements, en cliquant sur la coche verte de chaque enregistrement. Une nouvelle section apparaît et vous devez cliquer sur Télécharger le rapport.

5. Félicitations !

Vous recevrez un fichier Excel avec les donnés de votre formulaire après un nouvel envoi.

Voici l’aperçu du fichier Excel:

Conseil : si vous ne souhaitez pas recevoir deux e-mails, vous pouvez supprimer l'e-mail que MoreApp génère, dans l'onglet Email, en cliquant sur l'icône corbeille.

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