Ontvang de gegevens per registratie in Excel formaat! Configureer een e-mail met een Excel-bestand die je ontvangt nadat er een registratie is verzonden.
Nog geen MoreApp account? Meld je hier aan.
Deze feature is beschikbaar in het Branch, Tree en Forest abonnement. Bekijk onze Prijzenpagina.
1. Voeg de Excel-integratie toe
Ga naar het MoreApp Platform. Selecteer een formulier en klik op Bewerk. Ga naar de Integraties tab en klik op Voeg integratie toe. Selecteer de Excel-integratie en klik op Voeg toe.
Let op: Deze integratie activeert bij elke inzending een extern systeem. Elke keer dat een formulier wordt verzonden, ontvang je een Excel-bestand.
2. Maak een Excel-bestand
Open Excel en maak een sheet waarin jouw gegevens worden weergegeven. Gebruik placeholders in je Excel-bestand om te weten waar de data moet worden geplaatst. Je kunt de placeholders controleren door de datanamen van de widgets te controleren.
Let op: De datanamen van widgets kunnen worden gevonden bij het activeren van de Uitgebreide functie van de Properties van de widget.
Bij het maken van het Excel-bestand moeten de meeste widgets worden geconfigureerd met de placeholder {datanaam}. Een Text-widget met de naam ‘Bedrijf’ heeft bijvoorbeeld de placeholder {bedrijf} in de sheet.
Sommige andere widgets gebruiken echter een andere placeholder: {%datanaam}
Deze placeholder kan worden gebruikt voor de Photo- en Signature-widgets.
Bekijk de volgende afbeelding als voorbeeld van hoe de placeholders eruit zullen zien in jouw sheet.
Let op:
Je kunt gegevens op meerdere tabbladen toevoegen.
Video-, Catalogus-, ZIP Code (NL)- en Pin-widgets zijn niet zichtbaar in de export.
Je kunt ook formules aan je Excel-bestand toevoegen als je berekeningen moet maken met de data van jouw formulieren.
2.1 Subform-widget
Een Subform-widget wordt in een Excel sjabloon geopend met een # en gesloten met een /. Bekijk het voorbeeld hier onder:
Het is ook mogelijk om een subform in een subform te plaatsen. Dit wordt in het Excel sjabloon weergegeven door alle subform-widgets te openen en te sluiten. Bekijk het voorbeeld hier onder.
{#subform}
{widget}, {widget}
{#subform1}
{%photo}
{/subform1}
{/subform}
Vervang in dit voorbeeld het woord ‘subform’ voor de datanaam van jouw Subform-widget. Doe hetzelfde voor alle widgets in het subformulier.
3. Configureer de integratie
Nu jouw sheet af is, ga je terug naar het Platform en begin je met het configureren van de Excel-integratie.
Allereerst moet je een Excel sjabloon uploaden. Klik op Bestand kiezen en kies het Excel-bestand die je zojuist hebt gemaakt.
Vink het vakje Use legacy delimiters aan wanneer je placeholders het dollar teken ($) bevatten in het onderwerp, de e-mail, bestandsnaam en het Excel sjabloon.
Typ bij Excel file name de naam van het Excel-bestand dat aan jouw e-mail wordt toegevoegd.
Typ in het veld Recipients het e-mailadres van de persoon die het bestand zal ontvangen. Gebruik een komma om de e-mails te scheiden als er meer dan één is.
Bij het veld Dynamic recipients heb je de mogelijkheid om het bestand elke keer naar een ander persoon te sturen. Deze optie maakt gebruik bijvoorbeeld de Email-widget in jouw formulier.
Selecteer Copy to user als je een kopie van de e-mail en het Excel-bestand wilt verzenden naar de gebruiker die het formulier heeft ingevuld.
Selecteer Attach images om de afbeeldingen en handtekeningen aan de e-mail toe te voegen.
Let op: Wanneer de e-mail groter is dan 19 MB, wordt het Excel-bestand met de afbeeldingen als download link aan de e-mail toegevoegd.
Je kunt ook de kwaliteit van de afbeeldingen kiezen. De sectie Image Quality is standaard ingesteld op Original, maar je kunt de gewenste optie selecteren: Original, High, Medium of Low.
Om de configuratie te voltooien, typ je een Subject en Body voor de e-mail. Je kunt ook placeholders in je e-mail gebruiken.
Let op: Sommige widgets worden niet ondersteund in de body van de e-mail van de Excel-integratie. Van de volgende widgets kun je de placeholders niet gebruiken in de e-mail: Subform, Photo, Signature, Pin, Location, File, Catalogue, Header, HTML, Label, Image en Help-widgets.
Klik op Valideren.
Let op: Als er een fout optreedt na validatie of als jouw Excel-bestand niet goed werkt, betekent dit dat er verkeerde placeholders worden gebruikt in het Excel-bestand.
Als het formulier af is, klik je op Opslaan & Publiseren.
4. Download het Rapport
Het is ook mogelijk om het Excel-rapport vanuit de Registratie tab te downloaden. Wanneer je op het groene vinkje van de gewenste registratie klikt opent er een nieuw scherm. Klik hier op Download report.
5. Gefeliciteerd!
Je ontvangt een Excel-bestand met de gegevens van jouw formulier nadat er een nieuwe registratie is verstuurd.
Hier een voorbeeld van het Excel-bestand:
Tip: Als je niet twee e-mails wilt ontvangen, kun je de e-mail die MoreApp genereert verwijderen onder de E-mail tab door op het prullenbak icoon te klikken.
Wil je op de hoogte blijven van alle laatste tutorials ? Bezoek dan ons YouTube kanaal en klik op Abonneer!