Erstellen Sie den Bericht Ihrer Formulare mit Word! Erfahren Sie, wie Sie die Word-Integration durchführen und somit Berichtsformulare individuell mit einer Word-Vorlage gestalten können!


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Hinweis: Verwenden Sie in Ihrem Formular Regeln? In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, die Word-Integration nicht zu nutzen, da Regeln nicht auf das Word-Dokument übertragen werden. Somit würden immer direkt alle Felder im Bericht angezeigt werden. Sollten Sie jedoch Regeln in Ihrem Formular benutzen wollen, dann verwenden Sie einfach HTML. Damit können Sie Ihren PDF-Bericht passgenau erstellen.


1. Word-Integration hinzufügen

Loggen Sie sich in die MoreApp-Plattform ein, öffnen Sie Ihr Formular und rufen Sie die Registerkarte Integrationen auf. Fügen Sie die Word-Integration zu dem Formular hinzu.



2. Word-Vorlage erstellen

Öffnen Sie Ihr Word-Dokument, um die Vorlage einzurichten. Verwenden Sie Placeholder in Ihrer Word-Vorlage, damit MoreApp festlegen kann, welche Formulareinträge automatisch aus dem Bericht übernommen werden. Diese können Sie anhand der Datennamen des Widgets erkennen. Jener wird sichtbar, wenn Sie das Erweiterter Modus-Kästchen unter den Eigenschaftsfeldern des jeweiligen Widgets markieren.



Die meisten Widgets auf der Plattform nutzen den Platzhalter: {dateiname}. Beispielsweise wird das Text-Widget den Platzhalter {text} haben.

Manche Widgets nutzen einen anderen Platzhalter. Das gilt für das File-, Photo-, Drawing und Signature-Widget. Bei diesen wird der Platzhalter {%dateiname} verwendet.


Hinweis:

  • Nur die Bilder aus einem File-Widget werden zum Bericht hinzugefügt.

  • Das Video-, Catalogue-, PostcodeNL- und Pin-Widget werden nicht im Bericht angezeigt.

  • Die Größe eines Bildes kann nicht im Bericht angepasst werden.

  • Sie können den Dateinamen nach Belieben abändern, um unnötig lange Namen im Word-Bericht zu vermeiden.


Und so wird ein Platzhalter anhand eines Beispiels in Ihrer Vorlage aussehen:





2.1 Subform-Widget 

Ein Subformular muss mit einem #-Zeichen geöffnet werden. Geschlossen werden muss es mit einem /-Zeichen, wie hier in einem Beispiel gezeigt:


{#subform}

{widget1}, {widget2}

{/subform}


Ändern Sie im Beispiel das Wort "subformular" in den Datennamen Ihres Subform-Widgets. Das Gleiche machen Sie mit den Widgets in Ihrem Subformular.




Es besteht zudem die Möglichkeit, ein Subformular in einem Subformular anzulegen. Stellen Sie dabei sicher, dass die Platzhalter des ersten Formulars mit denen des zweiten Formulars identisch sind. Zum Beispiel:


{#subform}

{widget}, {widget}

{#subform1}

{%bild}

{/subform1}

{/subform}



2.2 Search-Widget

Gehen Sie im Formular-Editor auf den E-Mail-Tab und klicken Sie hier auf Placeholder. Nun werden Ihnen die Platzhalter angezeigt.



Für jede Art von Datenquelle gibt es spezielle Platzhalter im Search-Widget. Möchten Sie also eine Adresse aus Ihrem Datensatz einfügen, wählen Sie einfach den folgenden Platzhalter: {adresse}


Hinweis: Fügen Sie das $-Zeichen des Platzhalters nicht in Ihr Word-Dokument ein. In der Word-Integration müssen Sie nur den {dateiname} hinzufügen.


2.3 Radio- und Lookup-Widgets

Diese Widgets verwenden den üblichen Platzhalter {dateiname}. Beachten Sie jedoch, dass der im Formular angegebene Wert auch im Word-Bericht angezeigt wird. 


Wenn Sie den Wert überprüfen möchten, gehen Sie auf Erweiterer Modus. Hier können Sie sowohl den Namen der Option als auch den des Wertes abändern.


Hinweis: Der Wert im PDF gilt nicht für die Word-Integration.



2.4 Seitenumbruch

Es ist auch möglich, einen Seitenumbruch in Ihre Word-Vorlage einzufügen. Gehen Sie zu Layout > Umbrüche > Seite.



3. Word-Integration einrichten

Melden Sie sich in der MoreApp-Plattform an, wählen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Formular bearbeiten. Fügen Sie die Integration zu Ihrem Formular hinzu, indem Sie Integration hinzufügen anklicken. Wählen Sie die Word-Integration aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können nun mit der Konfiguration der Integration beginnen.

  • Sie können Word oder PDF unter Ausgabeformat auswählen.
    Hinweis: Wenn Sie das PDF als Ausgabeformat wählen, wird die Schriftart Ihres Berichts in die Standardschriftart von MoreApp geändert. Wenn das PDF nicht wie gewünscht aussieht, erstellen Sie einfach Ihre Word-Vorlage mit LibreOffice.

  • Im Feld Antworten an geben Sie die E-Mail-Adresse ein, auf die der Benutzer antworten kann.

  • Im Feld Von können Sie den Namen des Absenders wie z.B. den Firmennamen eingeben. Sie können auch Platzhalter verwenden, welche Sie im E-Mail-Tab unter Placeholders finden. Beispiel: {dateiname}

  • Bei den Empfänger(n) können Sie die E-Mail-Adressen der Person einfügen, die die Datei erhalten soll. E-Mail-Adressen müssen durch ein Komma getrennt werden, wenn mehrere vorhanden sind. Sie können auch dynamische Empfänger hinzufügen, die die im E-Mail-Widget in Ihrem Formular angegebene E-Mail automatisch verwenden. Auch können Sie das Formular direkt an die Person senden, die das Formular ausgefüllt hat. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen An den Nutzer versenden, der das Formular abgeschickt hat.

  • Fügen Sie unter CC die E-Mail-Adresse hinzu, an die eine Kopie gesendet werden soll. Das Gleiche gilt für BCC-E-Mail-Adressen, an die eine Kopie gesendet werden soll, die jedoch nicht als Empfänger sichtbar sein sollen.

  • Als Nächstes fügen Sie das Anliegen der E-Mail unter Betreff hinzu. Hier können Sie auch Placeholder verwenden., welche Sie im E-Mail-Tab unter Placeholders finden. Beispiel: {dateiname}

  • Sie können im Text-Feld der E-Mail sowohl Text, als auch Platzhalter hinzufügen, um Ihre E-Mail individuell zu gestalten. Beispiel: {dateiname}.
    Achtung: Sie können Platzhalter von Image-, Photo- und Subform-Widgets nicht im Text-Feld verwenden!

  • Fügen Sie einen E-Mail-Text hinzu und benennen Sie die Datei unter Dateiname. Verwenden Sie im Dateinamen Platzhalter, die Sie im E-Mail-Tab unter Placeholders finden. Schreiben Sie ihn wie folgt: {dateiname}.

  • Fügen Sie dann die Word-Vorlage hinzu und klicken Sie auf Speichern. Nach dem Klicken auf Validieren kann ein Mehrfachfehler unter Multi error auftreten. Dies bedeutet, dass in der Word-Datei falsche Klammern um die Platzhalter gesetzt wurden.

    Möchten Sie diese Fehler in Ihrer Word-Datei entdecken? Dann können Sie dieses Programm verwenden.



Hinweis: Wenn Sie möchten, dass die Word-Integrations-E-Mails von einer anderen Domain versendet werden, können Sie unsere Funktion Benutzerdefinierte E-Mail-Domain verwenden, um die Domain zu konfigurieren. Damit können Sie alle MoreApp E-Mails von einer bestimmten Domain aus versenden, nicht nur die Word-Integrations-E-Mails.


4. Bildqualität wählen

Die Bildqualität ist standardmäßig auf Original eingestellt. Bilder werden somit in der Originalgröße gesendet. Falls Ihr Formular eine Vielzahl an Bildern enthält, kann es vorkommen, dass die E-Mail zu groß wird und der empfangende E-Mail-Server die E-Mail ablehnt.


Wählen Sie daher eine der folgenden, gewünschten Bildqualitäten: Hoch, Mittel oder Niedrig (High, Medium oder Low).


Dies reduziert die Bilder auf eine maximale Darstellung von 1000, 600 bzw. 200 Pixel. Wählen Sie Medium (Mittel) oder Low (Niedrig), damit ein PDF mit vielen Bildern per E-Mail versendet werden kann. Wählen Sie Original oder High (Hoch), wenn nur wenige Bilder zu Ihrem Formular hinzugefügt werden sollen.




Hinweis: Die Bilder werden nicht als Datei an die E-Mail angehängt. Sie können die Fotos nur innerhalb des Word-Berichts sehen.


5. Standard-E-Mail entfernen

Möchten Sie die Standard-E-Mail von MoreApp nicht erhalten? Gehen Sie auf die Registerkarte E-Mail und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die Standard-E-Mail zu löschen. Klicken Sie dann auf Speichern & Veröffentlichen.

Hinweis: Wenn Sie die Standard-E-Mail entfernen, können Sie den PDF-Bericht auf der Registerkarte Registrierungen in der Plattform nicht mehr herunterladen. 



6. Download des Berichtes

Wenn Sie Ihren fertigen Word-Bericht herunterladen möchten, gehen Sie auf Submissions und klicken Sie auf den grünen Haken neben jedem Bericht. Danach drücken Sie auf Bericht herunterladen.



7. Glückwunsch!

Sie haben den Bericht Ihres Formulars mithilfe der Word-Integration erfolgreich eingerichtet!


Und so könnte ein fertiges Word-Dokument am Ende aussehen:



Von nun an erhalten Sie anstatt der MoreApp-E-Mail mit PDF-Anhang stets Ihre konfigurierte E-Mail zusammen mit Ihrem Submission-Bericht im Word-Format.

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